Politique de confidentialité de l’application

Qui traite vos données

Emelo est un service de gestion de parc machines destiné aux entreprises du BTP, édité par Nathan BAIGNÉ, entrepreneur individuel, SIREN 109 806 588, 151 boulevard de Vitré, 35700 Rennes. Pour toute question : [email protected].

L’accès à l’application se fait sur invitation d’une entreprise cliente, appelée ici « organisation ». L’organisation décide des données saisies sur ses chantiers, ses machines et ses équipes : elle est responsable de ces traitements, et Emelo agit pour son compte en tant que sous-traitant. Emelo est responsable des traitements liés à la gestion des comptes, au support, à la sécurité et à la facturation.

Données collectées

Compte: Prénom, nom, adresse e-mail, mot de passe sous forme chiffrée irréversible, clés d’accès (passkeys), photo de profil facultative, organisation et rôle.
Rapports de chantier et de maintenance: Date, météo, commentaires, personnes pointées, heures de début et de fin, pauses, repas, nuitées, kilomètres parcourus, véhicule utilisé, machines utilisées, relevés de compteurs, consommations et production.
Photos et fichiers: Photos prises avec l’appareil ou choisies dans la galerie, tickets de pesée, bons de livraison, certificats, rapports de vérification, factures et notices.
Maintenance et machines: Caractéristiques des machines, notes, interventions planifiées et réalisées, personne désignée ou intervenante, durées et commentaires.
Chantiers: Nom et adresse du chantier, coordonnées géographiques de cette adresse, affectations, nom et coordonnées des contacts client et chantier, notes libres.
Documents professionnels: CACES, habilitations, autorisations de conduite et visites médicales : type, libellé, date d’expiration et fichier joint facultatif. Ne joignez aucun résultat médical ni diagnostic.
Données économiques: Coût horaire d’une personne, coûts et tarifs des machines, prix des matériaux et du carburant, lorsque l’organisation les renseigne.
Données techniques: Adresse IP, type d’appareil et de navigateur, informations de session, jeton de notifications et journaux techniques.

Un rapport peut citer une personne qui ne dispose pas de compte Emelo, si son organisation l’a enregistrée pour la pointer ou l’affecter à un chantier.

L’application utilise l’appareil photo pour prendre des photos et scanner un QR code de connexion, et la galerie pour ajouter des images. Elle ne collecte pas votre position : les emplacements affichés sur les cartes sont ceux des adresses de chantier. Elle n’enregistre pas le son et n’accède pas à vos contacts.

Emelo ne contient ni publicité, ni outil de mesure d’audience, et vos données ne sont pas vendues.

Finalités et bases légales

Fournir le service (rapports, chantiers, parc, maintenance, documents, notifications d’échéance) : exécution du contrat conclu avec l’organisation, et intérêt légitime de celle-ci à organiser son activité.
Gérer les comptes et assister les utilisateurs (invitations, réinitialisation du mot de passe, support) : exécution du contrat.
Sécuriser le service (authentification, prévention des abus, journaux, diagnostic) : intérêt légitime à protéger le service et ses utilisateurs.
Respecter nos obligations légales, notamment comptables et fiscales : obligation légale.

Qui peut y accéder

Au sein de votre organisation, l’accès dépend du rôle attribué (propriétaire, administrateur, cadre, RH, technicien, ouvrier) et, pour certaines données, des chantiers auxquels la personne est affectée. Les informations financières sont limitées aux rôles habilités. Les documents professionnels sont accessibles à la personne concernée et aux profils habilités, comme les RH et les administrateurs.

Chez Emelo, l’éditeur peut accéder aux données lorsque c’est nécessaire pour le support, la maintenance ou la sécurité du service.

Prestataires : seules les données nécessaires à leur mission leur sont transmises.

Scaleway (France): Hébergement du service, de la base de données, des fichiers et des journaux techniques, et envoi des e-mails d’invitation et de réinitialisation du mot de passe.
Expo (650 Industries, États-Unis): Envoi des notifications sur mobile, avec le jeton de l’appareil, ainsi que le titre et le texte de la notification (nom de l’intervention et de la machine). Ces notifications passent aussi par les services d’Apple ou de Google.
Google: Affichage des cartes sur Android (Google Maps), et ouverture d’une adresse dans Google Maps si vous le demandez.
Apple: Affichage des cartes sur iOS.
Fondation OpenStreetMap: Affichage des cartes sur l’espace web.
IGN – Géoplateforme (France): Recherche de l’adresse saisie pour un chantier.

Pour les cartes, le fournisseur reçoit votre adresse IP et les zones affichées. Vos données peuvent aussi être communiquées si la loi ou une autorité compétente l’exige.

Hébergement et transferts

Les données de l’application sont hébergées dans l’Union européenne, sur les infrastructures de Scaleway (SCALEWAY SAS, 8 rue de la Ville-l’Évêque, 75008 Paris). Les fichiers et les journaux techniques sont stockés dans la région de Paris.

Certains prestataires listés ci-dessus sont situés hors de l’Union européenne ou peuvent y traiter des données, en particulier Expo, Google et Apple aux États-Unis. Ces transferts sont limités aux données nécessaires au service et reposent sur les garanties prévues par le RGPD, comme le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework).

Sécurité

Les échanges entre l’application et les serveurs sont chiffrés en HTTPS.
Les mots de passe ne sont jamais stockés en clair, et l’application mobile conserve la session dans l’espace sécurisé de l’appareil.
Les données de chaque organisation sont cloisonnées, et chaque accès est contrôlé selon le rôle de l’utilisateur.
Les tentatives répétées sont limitées et l’accès réseau aux serveurs est restreint par un pare-feu.

Pour permettre un usage hors connexion, l’application mobile garde une copie temporaire de certaines données sur votre appareil. La désinstallation de l’application supprime cette copie. Pensez à verrouiller votre appareil.

Durées de conservation

Compte actif: Pendant toute la durée d’utilisation du service.
Données de l’organisation: Pendant la durée du contrat, puis supprimées ou anonymisées dans les 90 jours suivant sa fin, sauf obligation légale contraire.
Membre retiré d’une organisation: L’accès est coupé et son nom reste sur les rapports et interventions déjà enregistrés, jusqu’à leur suppression avec les données de l’organisation ou jusqu’à une demande de suppression.
Rapports: Un rapport archivé disparaît des listes mais reste conservé pendant la durée du contrat, afin de préserver l’historique du parc.
Journaux techniques: 7 jours.
Pièces comptables: 10 ans, conformément aux obligations légales.

Vos droits

Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Vous pouvez aussi définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Pour les exercer, écrivez à [email protected]. Vous pouvez également vous adresser à votre organisation pour les données qu’elle gère : si vous nous contactez à ce sujet, nous lui transmettrons votre demande. Une réponse vous sera apportée sous un mois, et une preuve d’identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

Suppression du compte et des données

Pour supprimer votre compte Emelo et les données associées, écrivez à [email protected] depuis l’adresse e-mail de votre compte, avec l’objet « Suppression de mon compte Emelo ». Vous n’avez pas besoin d’installer l’application. Si vous n’avez plus accès à cette adresse, indiquez votre nom et votre organisation : nous vérifierons votre identité avant de donner suite.

Nous confirmons la suppression sous un mois.

Données supprimées :

nom et e-mail du compte, mot de passe et clés d’accès ;
photo de profil, sessions et jetons de notifications ;
documents professionnels et coût horaire associés à votre compte.

Données conservées :

rapports, interventions et historique des machines, qui appartiennent à l’organisation : votre nom y est remplacé par une mention anonyme, sauf si l’organisation doit le conserver pour une obligation légale, et ils suivent ensuite les durées indiquées plus haut ;
photos et fichiers joints à ces rapports, qui restent ceux de l’organisation ;
pièces comptables, pendant 10 ans ;
journaux techniques, jusqu’à leur effacement automatique après 7 jours.

Pour faire supprimer une donnée précise sans fermer votre compte, écrivez à la même adresse en indiquant la donnée concernée. La suppression de toutes les données d’une organisation doit être demandée par son propriétaire ou son représentant.

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